Modelo de administración de Negocio en un Restaurante. Julio 2021
La administración financiera en alimentos y bebidas es necesaria e importante, sin ella no habría forma de evaluar los resultados obtenidos después de la gestión de las ventas y es precisamente que la gran mayoría de las veces, los establecimientos (restaurantes) se enfocan en cuanto venden y no debieran dejar en segundo plano la importancia que reviste el cuidado de los insumos (costos), gastos y la utilidad que espera el inversor para que pueda considerarse rentable, es común confundir el término “ventas” con “ganancias”, las ventas se refieren al resultado de estrategias de comercialización y los propios esfuerzos de la gerencia, las ganancias son el resultado que se obtiene después de descontar a los ingresos, los costos y gastos que se generaron para brindar el servicio y vender el producto.
Hablando de administrar, los establecimientos de alimentos y bebidas requieren de un modelo integral que les permita ver la película completa y no sólo parte de ella, quizá a medias, es ahí que muchos de ellos fracasan por no contemplar todos y cada uno de los aspectos fundamentales que lo engloban, tal es el caso de políticas, procedimientos, controles, sistemas, estructura contable, el entorno financiero, fiscal y legal, entre otros.
Hay negocios que tan sólo en el primer año de gestión terminan sus operaciones y algunas de las causas frecuentes son, el no contar con un presupuesto financiero, un plan estratégico de ventas, una adecuada planeación estratégica integral, piensan que son pequeños y no es necesario, otros creen que no es algo prioritario o importante y lo más preocupante es el desconocimiento total de cómo administrarlo y llevarlo al éxito.
Imagina por un momento que deseas abrir un restaurante, ¿por dónde empiezas? Quiero pensar que por un plan maestro que incluya la inversión inicial, quizá un crédito a largo plazo, un modelo financiero, estudio de factibilidad, proyecto arquitectónico, definición del producto, un análisis FODA (fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas), una vez que el proyecto ya es una realidad se debe crear toda una infraestructura, saber en cuánto tiempo se recupera la inversión y es ahí precisamente donde en ocasiones no se tiene claro el objetivo y hacia dónde va la empresa.
En una ocasión, un inversionista me comentó que su restaurante de comida rápida ubicado en un centro comercial, con una inversión arriba de los 700 mil dólares y de acuerdo su estudio de factibilidad daba como resultado que la misma sería recuperada en tan sólo dos años.
El restaurante tenía un aforo disponible de 350 sillas con dos turnos, las cifras proyectadas para el primer año de operación mostraban una ocupación promedio del 70.0% y un cheque promedio de $20.00 dólares. Si bien es cierto que los informes arrojaban ventas de aproximadamente $1´788 mil dólares y una rentabilidad neta antes de impuestos del 20.0% con $ 357 mil dólares, sonaba aceptable en primera instancia y como bien dicen, el papel aguanta todo.
Le solicité me mostrara su plan estratégico, presupuesto, las ventas de los últimos seis meses, los estados financieros de los últimos tres meses. La respuesta fue negativa, no existía una estructura organizacional, manuales, políticas procedimientos y mucho menos información financiera en términos restauranteros, sólo contaban con la de su contador externo y únicamente para efectos fiscales (pago de impuestos), sin procesos de compras, cobros, pagos, controles internos y en general carecían de prácticamente todo, le respondí que difícilmente veía viable que recuperara su inversión en el tiempo previsto.
El caso de los hoteles es un tema aparte y es que, aunque hay una estructura más formal en organigramas, procesos, sistemas de información financiera, hace falta una plataforma basada en la administración por áreas de responsabilidad, donde la contraloría y la operación trabajen en equipo y muchas veces no sucede así.
Algunos son afortunados por contar con sistemas que se comunican entre sí, el punto de venta con los inventarios, reportes de ventas y costos, procesos bien definidos y análisis permanentes que les permiten tomar acciones en pro de lograr las utilidades planeadas con antelación, hay un orden, cumplimiento en procedimientos y políticas establecidos.
Un modelo de administración debe contar con una plataforma bien cimentada y definida, que permita al ejecutivo lograr las metas establecidas por la dirección general, en el que se tomen en cuenta la estructura organizacional, misión, visión y valores, procesos, estructura financiera, sistemas de monitoreo en la operación y administración. Hay que resaltar cuatros aspectos, que a mi juicio son fundamentales.
ADMINISTRACIÓN DEL MODELO DE NEGOCIO.
1.- Administrar los recursos de manera eficaz.
El ejecutivo debe tener la experiencia y conocimientos necesarios en administración de recursos materiales, financieros y de capital humano, con un enfoque en la satisfacción de clientes, inversionistas y colaboradores, conocer cuál es su misión, visión y objetivos.
2.- Evaluar el desempeño del gerente de alimentos y bebidas.
A través de indicadores de medición que integran la rentabilidad, los clientes, colaboradores, procesos y productividad.
3.- Fijar metas y objetivos basados en resultados históricos y proyecciones.
Es imperativo que el ejecutivo cuente con la información financiera, además de los conocimientos sobre finanzas y presupuestos para efectuar un buen análisis, además de la capacidad de interpretación.
4.- Generar la rentabilidad esperada.
El ejecutivo debe conocer cuáles son los objetivos que busca la alta gerencia, definitivamente debe contar con metas claras, medibles y alcanzables.
En el marco de la estructura de un modelo de negocio, se deben tomar en cuenta todos y cada uno de los elementos que lo integran, ser la guía del empresario que busque una plataforma sólida y un crecimiento ordenado.
| Cultura organizacional. | Incluir la misión, visión y valores basados en los del hotel o restaurante. Incluir código de ética. |
| Organigrama. | Estructura organizacional por área (centro de consumo). El personal debe saber a quién reporta y cuál es su posición dentro del departamento. |
| Descripciones de puesto. | Descripciones de puesto de todas y cada una de las posiciones del departamento. |
| Manual de políticas. | Manual de las políticas generales con las que está vinculado y las específicas del departamento. |
| Manual de procedimientos. | Manuales de procedimientos para tareas específicas que van acorde a las actividades que realizan cada uno de los colaboradores del área, operativos, administrativos y los relacionados al cliente. |
| Informes financieros. | Reporte diario de ingresos, cheque promedio y comensales (real, presupuesto y año anterior).
Reporte diario de costos. Reporte de cortesías. Reporte de créditos al costo. Análisis de estados financieros. Reporte popularidad/rentabilidad. Control de mermas. Pruebas de rendimiento. Estado de resultado integral del departamento. (Elaborarlos de manera individual y consolidada si existen dos o más centros de consumo o unidades de negocio). Presupuestos. |
| Sistemas front y Back office. | Sistema front (punto de venta).
Sistema back (inventarios-costos y contabilidad). |
| Auditorías de control interno. | Auditorías de control interno para verificar que las políticas y procedimientos se cumplen. |
| Aspectos legales. | Todo lo relacionado a contratos y cumplimiento de regulaciones a nivel local y federal. |
| Distintivos y certificaciones | Tener claros los objetivos en cuanto a distintivos de higiene y certificaciones, que conlleven a un buen manejo de los insumos. |
| Capacitación. | Plan de capacitación técnica, de desarrollo personal y profesional. |
| Clientes. | Enfoque en el cliente, a través de estrategias de retención y captación, además de la creación de una cultura de excelencia en el servicio.
Generación de nuevos clientes. Creación de nuevos productos. Innovación. |
La estructura del modelo es aplicable a cualquier negocio de alimentos y bebidas, en este capítulo veremos a detalle tres tipos de administración, un hotel con centros de consumo, un hotel que opera en todo incluido y un restaurante.
Las dos caras de la Moneda (Restaurantes)
TOKS. Este lugar es mi preferido. ¿Razones?
1. Un lugar donde te sonrien,desde que llegas y hasta que te vas.
2. El menú es muy variado y siempre me sorprenden con algo nuevo. Innovadores.
3. Calidad insuperable en sus alimentos y bebidas.
4.Precios accesibles para disfrutar lo que te gusta. Variedad en precios.»Fijar los precios en función a lo que tu cliente está dispuesto a pagar.
5. Rapidez. Se nota la capacitación en el personal y una buena logística en su cocina.
6. Un lugar muy limpio.
7. Te entregan o envían tu factura a tu correo.
8.No necesitan hacer promociones absurdas en precio porque se enfocan en la calidad.
GRACIAS TOKS POR EXISTIR.
LUIS MANUEL RIVERA/ CEO POWERPEOPLE
#Toks
Foto propiedad de Toks.
Luis Manuel Rivera 