La importancia de la Administración financiera en Restaurantes.
Por: Luis Manuel Rivera
La administración financiera en alimentos y bebidas es fundamental para todo tipo de negocio, sin ella no habría forma de evaluar los resultados obtenidos después de la gestión de las ventas y es precisamente que la gran mayoría de las veces los establecimientos (restaurantes) se enfocan en cuanto venden y ciertamente es válido debido a que sin ventas no hay negocio, pero también es cierto que no perder de vista que la administración de los insumos (costos), gastos y la utilidad que espera el negocio para que pueda considerarse que el negocio es rentable.
Desafortunadamente en la gran mayoría de los casos no sucede así y en muchas ocasiones confundimos el término “ventas” con “ganancias”, las ventas incluyen impuestos y en algunas ocasiones “cargos por servicios”, las ganancias son las que se obtienen después de considerar los costos y gastos en que se incurre para ofrecer el servicio y vender el producto, no olvidar que el establecimiento debe incluir sólo el “ingreso”, también los impuestos y el servicio no son componentes en el integral y esto aunque parezca obvio es muy común.
Hablando de administrar, los establecimientos de alimentos y bebidas requieren de un modelo de negocio integral que les permita ver la película completa y no sólo parte de ella, a veces nos quedamos en el inicio, quizá a medias y otras tantas no vemos el final de la función y es ahí donde radica que muchos de ellos fracasan por no contemplar todos y cada una de los aspectos que engloban un negocio, tal es el caso de políticas procedimientos, controles, sistemas de información, aspectos contables, financieros, fiscales y legales que de igual forma deben ser tomados en cuenta.
La gran mayoría de los negocios fracasan tan sólo en el primer año de gestión y algunas de las causas frecuentes son, el no contar con un presupuesto financiero, un plan estratégico de ventas, una adecuada planeación estratégica integral del negocio, a veces piensan que son pequeños y no lo necesitan, otros creen que no es algo prioritario o importante, pero ciertamente lo más preocupante es el desconocimiento total de cómo administrar su propio negocio.
Hace falta una cultura de administración de negocio para establecimientos de alimentos y bebidas, imagina por un momento que deseas abrir un restaurante, ¿por dónde empiezas? Me imagino que por un plan maestro que incluya la inversión inicial, un crédito a largo plazo, un modelo financiero, estudio de negocios y estudio de factibilidad, proyecto arquitectónico, producto, un análisis FODA (fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas), una vez que ya tu proyecto es una realidad necesitan crear un modelo de administración integral de negocio, pero lo más importante es que te hagas la siguiente pregunta ¿en cuánto tiempo recupero mi inversión? Y es ahí precisamente donde no tenemos claro que queremos, hacia donde vamos y que esperamos como resultado de nuestro sueño.
Administrar cualquier negocio implica planeación, organización, dirección y control, tal como lo veremos en los siguientes temas, donde abordaremos más a detalle la forma ideal en que un establecimiento de alimentos y bebidas o un hotel puede llevar a cabo una administración basada en modelos de negocio.
En el siguiente cuadro se muestran algunos de los conceptos básicos para poder establecer una adecuada estructura de administración de negocio que involucre no solamente las finanzas y la contabilidad, sino que debe tener elementos que son también importantes y que en el corto y mediano plazo podrían tener impacto sobre los resultados financieros, a saber:
| Cultura organizacional | Incluir la misión, visión y valores basados en los del Restaurante. Incluir código de ética |
| Organigrama | Estructura organizacional por área (centro de consumo) El personal debe saber a quién reporta y cuál es su posición dentro del departamento. |
| Descripciones de puesto | Descripciones de puesto de todas y cada una de las posiciones del departamento. |
| Manual de políticas | Manual de las políticas generales del hotel en las que está vinculado y las específicas del departamento. Incluir los distintivos y el marco legal y fiscal. |
| Manual de procedimientos | Manuales de procedimientos para tareas específicas que van acordes a las actividades que realizan cada uno de los colaboradores del área, tanto operativos como administrativos y los relacionados al cliente. (Manuales operativos y de administración). |
| Informes financieros | Reporte diario de ingresos, cheque promedio y comensales. (real, presupuesto y año anterior). Reporte diario de costos. Reporte de créditos al costo. Reporte popularidad/rentabilidad. Control de mermas. Pruebas de rendimiento. integral del departamento (si hay más de un centro de consumo, elaborarlos de forma individual y consolidado si existen dos o más centros de consumo o unidades de negocio). Presupuestos. |
| Sistemas front y Back | Sistema front (punto de venta) Sistema back. (inventarios-costo) |
| Auditorías de control interno | Auditorías de control interno para verificar que las políticas y procedimientos se cumplen. |
| Aspectos legales | Todo lo relacionado a contratos y cumplimiento de regulaciones a nivel local y federal. |
Luis Manuel Rivera 